Синхронизация общей записной книжки очень важна для ее авторов. Особенно если эта книжка используется совместно определенной группой лиц. Поэтому в данной теме мы рассмотрим работу синхронизации данных в программе OneNote, как эту синхронизацию настроить и как ее восстановить в случае проблем.

Контроль за синхронизацией

Итак, в прошлый раз мы научились . Чтобы приготовиться к работе, откройте эту книжку в приложении . Поскольку записная книжка общая, изменения должны в ней синхронизироваться с версией, сохраненной в службе . Таким образом, второй автор записной книжки, будет видеть последнюю версию. Приложение OneNote автоматически синхронизирует все изменения. Этот параметр в программе установлен по умолчанию. Главное чтобы было наличие подключения к Интернету.

Приложение OneNote также позволяет контролировать синхронизацию и управлять ею. Чтобы проверить состояние синхронизации в OneNote 2010, необходимо посмотреть на значок (1) рядом с названием записной книжки. Глобус означает, что записная книжка обновлена, то есть она синхронизируется с версией в службе SkyDrive. При наведении курсора на название записной книжки сообщение (2) во всплывающей подсказке подтверждает, что этой записной книжке не требуется синхронизация.

Если открыть панель навигации (3) , значок глобуса заменяется зелеными вращающимися стрелками с галочкой (4) . Этот значок означает то же, что и глобус — записная книжка обновлена.

Я, к примеру, добавлю текст в записную книжку и прослежу, как изменяется значок синхронизации. Для этого я создам два раздела. Первый раздел — «График посещений «, а второй — «Достопримечательности «. Когда я вношу изменения, значок синхронизации (5) приобретает форму активных вращающихся стрелок. А при наведении курсора на значок отображается всплывающая подсказка «Эта записная книжка подключена, выполняется синхронизация изменений «.

После синхронизации изменений стрелки прекращают вращаться, и снова появляется галочка. По мере добавления содержимого, например, названий страниц «Первая неделя » и «Вторая неделя «, OneNote синхронизирует изменения, выполняя обновления каждые несколько секунд. Когда возникают проблемы с синхронизацией, значок синхронизации приобретает форму красного символа (6) . Во всплывающей подсказке (7) отображается сообщение о том, что записная книжка не подключена и изменения не синхронизируются.

Параметры синхронизации

Чтобы узнать состояние синхронизации записной книжки, можно щелкнуть значок (6) . В диалоговом окне синхронизации отображаются дополнительные сведения (8) : подтверждение отсутствия подключения и время последней синхронизации. В этом диалоговом окне можно также изменить параметры синхронизации.

Параметр по умолчанию (9) : автоматическая синхронизация при наличии изменений. Я могу выбрать автономную работу (10) , для которой значок состояния синхронизации всегда будет красным. Я могу выбрать этот параметр, если хочу вносить изменения в автономном режиме. После восстановления подключения я могу синхронизировать изменения, нажав кнопку «Синхронизировать » (11) . Таким образом, я могу полностью контролировать синхронизацию изменений.

Проблемы с синхронизацией в OneNote

Пока я оставлю автоматический режим (9) и устраню проблемы с подключением. Бывает так, что после восстановления подключения к Интернету продолжает отображаться красный значок синхронизации. В таком случае чтобы вызвать синхронизацию, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на значок и выбирать пункт «Синхронизировать эту записную книжку «. Это действие активирует синхронизацию, о чем свидетельствует появление зеленых стрелок и галочки. Теперь есть гарантия, что другой автор увидит последнюю версию этой записной книжки.

Теперь вы знаете, как происходит синхронизация всех изменений в записной книжке OneNote. Также вам не составит труда настроить под себя эту синхронизацию. Таким образом, вы и ваши друзья всегда и без проблем смогут отслеживать все последние изменения в документе. Это очень полезно, когда над документом работают несколько авторов. В следующий раз мы от хранилища OneDrive. В общем, изучайте и внедряйте!

В рамках изучения облачного сервиса SkyDrive потестировал, как работает синхронизация заметок OneNote на Windows Phone 7. (О синхронизации фотографий я уже .) OneNote - это сервис заметок, которые можно размещать по одноуровневому рубрикатору так называемых блокнотов. В заметку можно включать форматированный текст, списки, чекбоксы, изображения, аудиозаписи, выделения в тексте. Последние созданные заметки в телефоне располагаются в виде крупных пиктограмм соответствующего раздела мобильного офиса.

При создании заметки к ней можно приложить изображение из альбомов телефона, а также просто снять фотографию на встроенную камеру, также можно приложить голосовое сообщение, которое записывается прямо в момент создания заметки.

Сохраняется созданная заметка автоматически - при нажатии кнопки "Пуск" или кнопки возврат.

Если к телефону подключен аккаунт Windows Live, то, как и в случае с фотографиями, вновь созданные заметки автоматически копируются в ваш раздел облачного сервиса SkyDrive.

Можно работать с заметками прямо там, а можно их вызывать в приложение OneNote из пакета MS Office. Если заметки редактируются в SkyDrive или в OneNote на компьютере, то они через непродолжительное время отражаются в телефоне и наоборот.

К сожалению, на телефоне почему-то нельзя создавать блокноты (что, кстати, печально) - только в SkyDrive или в OneNote на компьютере. Но созданные в SkyDrive блокноты появляются в телефоне. И если нужно создать заметку в конкретном блокноте, то туда нужно просто зайти.

Чекбоксы удобно использовать для создания различных задач - например, из серии "что купить, чтобы жена не ругалась".

Любую заметку можно поместить в виде пиктограммы на рабочий стол - так она все время будет на виду.

Ну и, соответственно, при наличии синхронизации со SkyDrive, вы просто даете доступ жене к данной конкретной заметке, чтобы она ее могла редактировать. Жене при этом даже не нужно иметь MS Office на компьютере - она просто заходит в своей SkyDrive, заходит в общую заметку с этими покупками, и редактирует там все что нужно. Наличие чекбоксов очень полезно для таких мужей, как я - все время забываю что-то купить из списка. А тут - купил, отметил, теперь все понятно.

Посмотрел, как делается синхронизация. При создании заметки - почти мгновенно идет команда синхронизировать ее со SkyDrive. При изменении заметки на телефоне - обновление тут же идет на SkyDrive.

В обратную сторону все несколько тормознее: со SkyDrive не сразу идет команда обновить заметку на телефоне, проходит какое-то время, несколько минут. Но тут всегда есть возможность убедиться в том, что на телефоне - самая последняя версия файла: можно на нем просто нажать кнопку "синхронизировать", и тогда синхронизация делается немедленно.

Разумеется, не скажу, что это самый удобный способ на свете - лично я заметки веду в Evernote (в котором есть еще и клиенты вообще под все платформы, включая Windows Phone 7) и мне это приложение нравится намного больше чем OneNote. (Хотя, кстати, в Evernote тоже есть определенные неудобства и глючки.)

Но мне нужно было посмотреть базовую функциональность Windows Phone 7 в связке со SkyDrive - оказалось, что оно работает вполне неплохо. Хотя невозможность создавать блокноте в телефоне - изрядно удивила.

OneNote для Windows 8 использует облачное хранилище (например, OneDrive и SharePoint), чтобы защитить ваши записные книжки в любой точке мира.

OneNote автоматически синхронизирует заметки при подключении к указанным выше службам. Действия, которые необходимо выполнить для предоставления общего доступа и синхронизации заметок, немного отличаются в зависимости от службы, в которой вы храните записные книжки.

Предоставление доступа к заметкам для других пользователей

Вы можете быстро предоставлять доступ к одной странице или всей записной книжке другим людям.

Предоставление доступа к одной странице записной книжки

Откройте страницу, доступ к которой вы хотите предоставить, а затем нажмите на вкладку этой страницы слева, чтобы выбрать ее.

Выбранная вкладка страницы обозначается толстой линией границы.

Проведите пальцем по экрану справа налево и коснитесь чудо-кнопки Общий доступ .

Выберите целевое приложение для предоставления доступа (например, Почта ).

Выполните необходимые шаги в целевом приложении (например, введите адрес электронной почты получателя и заголовок своего сообщения), а затем выберите Предоставить доступ/Отправить .

Примечание: Содержимое страницы будет включено в текст сообщения. Адресаты не получат ссылку на страницу в вашей записной книжке и не будут иметь возможность редактировать ее, если у них нет на это разрешения.

Предоставление доступа ко всей записной книжке в OneDrive

1. Синхронизация записных книжек автоматически или вручную

   OneNote автоматически синхронизирует заметки с облачным хранилищем, однако после отключения от службы (например, при длительном авиаперелете) рекомендуется выполнить синхронизацию заметок вручную.

   Откройте любую страницу записной книжки, которую необходимо синхронизировать, и проведите пальцем по экрану снизу вверх.

   Коснитесь пункта Записные книжки , а затем выберите записную книжку, которую вы хотите синхронизировать.

   На панели приложения в нижней части экрана нажмите Синхронизация .

   Небольшой значок справа от имени записной книжки в списке обозначает состояние синхронизации данной записной книжки. Далее приведены описания значков и соответствующих им состояний.

   Управление параметрами синхронизации

   Для просмотра и управления учетными записями OneNote используйте экран "Настройки".

   На любой странице проведите пальцем по экрану справа налево.

   Коснитесь пунктов Настройки > Параметры .

   В разделе Синхронизация записных книжек настройте параметры автоматической синхронизации заметок в OneNote. Если для этого параметра установлено значение Нет , не забывайте вручную синхронизировать заметки при внесении значительных изменений в какую-либо записную книжку.

   Работа с перемещенными разделами

   Перемещенные разделы появляются, когда OneNote пытается синхронизировать изменения с каким-либо разделом, но не может найти его файл. В этом случае в списке записных книжек появляется соответствующий значок. Перемещенные разделы остаются в записной книжке до тех пор, пока OneNote не обнаружит новое расположение такого раздела либо он не будет перенесен или удален.

   Если раздел в общей записной книжке больше не синхронизируется, но содержащиеся в нем данные требуется сохранить, можно переместить несинхронизированный раздел в другую записную книжку.

   Перенос перемещенного раздела в другую записную книжку

   Выберите вкладку перемещенного раздела, который требуется перенести.

   Перетащите раздел в нужную записную книжку.

   Если вы намеренно удалили раздел и необходимость в его синхронизации или сохранении изменений отсутствует, можно удалить перемещенный раздел.

   Удаление перемещенного раздела из записной книжки

   Выберите вкладку раздела и коснитесь на панели приложения пункта Удалить раздел .

   Чтобы подтвердить удаление раздела, в открывшемся предупреждении нажмите Удалить раздел .

   Примечание: Раздел удаляется безвозвратно. Если вы не уверены, необходимо ли это, лучше переместить его в другую часть записной книжки, а не удалять.

Чтобы исправить проблемы с синхронизацией OneNote на мобильном устройстве, попробуйте сделать следующее:

Убедитесь в том, что OneNote выполняется на переднем плане.

Выйдите из OneNote и снова войдите в него, чтобы сбросить свои учетные данные и избежать проблем с проверкой подлинности.

Принудительно запустите синхронизацию.

OneNote для iOS (iPhone и iPad)

Сброс учетных данных

В Microsoft OneNote для iOS перейдите в раздел " Параметры " на своем устройстве:

• На iPad коснитесь значка шестеренки в правом верхнем углу.

  На iPhone Коснитесь значка с многоточием (... ), а затем выберите пункт Параметры .

Откройте OneNote, коснитесь значка заднего< в левом верхнем углу экрана, чтобы увидеть список записных книжек, а затем коснитесь значка шестеренки рядом с именем учетной записи и адресом электронной почты.

На экране Параметры в разделе Учетная запись выберите имя учетной записи.

Коснитесь имени учетной записи еще раз и выберите команду Удалить учетную запись .

Подтвердите выход из системы в появившемся на экране запросе.

Дважды нажмите кнопку "Домой" устройства и проведите пальцем вверх по экрану OneNote, чтобы закрыть приложение.

Принудительная синхронизация для iOS

На OneNote для iPad или iPhone не поддерживается принудительная синхронизация записных книжек.

OneNote для Android

Сброс учетных данных

Откройте OneNote и в левом нижнем углу коснитесь пункта записные книжки .

Параметры .

Коснитесь пункта Учетная запись .

Нажмите Выход , а затем- ОК .

Нажмите кнопку недавние приложения в нижней части экрана (слева от кнопки Home), найдите приложение OneNote и проведите пальцем по экрану, чтобы закрыть его.

Запустите OneNote и войдите в свою учетную запись.

Принудительная синхронизация для телефона с Android

В OneNote найдите записную книжку, которая не синхронизируется.

Коснитесь меню с тремя точками в правом верхнем углу экрана, а затем выберите пункт Синхронизация (имя учетной записи) .

Совет: Чтобы синхронизировать все записные книжки, перейдите к списку записных книжек. Коснитесь меню с тремя точками, а затем выберите команду синхронизировать все .

Не выключайте устройство, пока выполняется синхронизация. Может потребоваться покинуть устройство на ночь, особенно в случае очень больших записных книжек или при первой синхронизации.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).

OneNote - это замечательный инструмент для заметок, но, к сожалению, о нем не часто говорят. В этой программе есть больше возможностей, чем многие думают, незаслуженно обделяя её вниманием. Несколько советов помогут использовать OneNote более эффективно, как тем, кто еще не знаком с этим продуктом Microsoft, так и тем, кто постоянно в ней работает.

Первое: OneNote - классная программа

OneNote включена в пакет программ Microsoft Office и существует уже около 10 лет. Несмотря на это, пользователи до сих пор продолжают её исследовать, и очень часто программа становится настоящим открытием. Вот несколько вещей, которые привлекают пользователей:

1. OneNote похожа на электронный вариант записной книжки. В ней можно создавать неограниченное количество записных книжек, в них - разные разделы, а в разделах - страницы. Страницы внутри записной книжки организованы по цветам, чтобы было проще ориентироваться.
2. В страницы можно вставлять все, что угодно: картинки, аудио, видео и файлы (просто перетащить и готово). Всё это разнообразие можно размещать в разных частях страницы, как вам удобно. Можете добавить аудиозапись напротив заметки о встрече и прикрепить рядом фотку события.
3. В OneNote невероятно удобный поиск: можете искать текст на картинках и даже аудио и видео так же просто, как и рукописные заметки. Программа может считывать ваш почерк без преобразования в текст, хотя при желании это тоже можно сделать. Поддержка стилуса - одно их самых главных преимуществ OneNote, которое выгодно отличает её от Evernote, хотя для этого вам понадобится Tablet PC. Как бы то ни было, версия OneNote 2013 позволяет писать и рисовать пальцем.
4. Программу можно интегрировать с Outlook и другими программами Microsoft Office.

Делать быстрые заметки, не открывая программу

Два ярлыка программы помогают еще быстрее создавать новые заметки. Если нажать Win+N, откроется небольшая панель, а Win+S сделает скриншот любой части экрана.

В Windows 8.1 для скриншота надо нажать Win+Shift+S. Быстрые заметки автоматически сохраняются в секции «Unfiled Notes», а скриншоты можно сохранить в любой секции.

Еще одна фишка - если правой кнопкой мыши щелкнуть по значку OneNote на панели задач, можно запустить запись аудио или назначить любое другое действие: быстрое примечание, скриншот или запуск OneNote.

Редактировать и форматировать заметки сочетанием клавиш

Вы можете быстро добавлять теги, вставлять флажки и специальные названия заметок сочетаниями клавиш. На самом деле этих сочетаний очень много, но мы укажем только четыре из них, с помощью которых можно создать новую заметку:

• Добавить новую страницу в конце раздела - Ctrl + N
• Добавить новую страницу ниже текущей вкладки на том же уровне - Ctrl + Alt + N
• Добавить подстраницу ниже текущей - Ctrl + Shift + Alt + N
• Сделать текущую страницу подстраницей или наоборот, передвинуть её на более высокий уровень: Ctrl + Alt + ] (правая скобка) или Ctrl + Alt + [

Вырезка веб страницы для вставки в OneNote

Если у вас установлен OneNote, в Internet Explorer появляется два удобных инструмента: «Отправить в OneNote» и «Ссылка в OneNote». Программа сохраняет веб страницу, время, когда вы её используете и добавляет её URL.

Если у вы давно уже не пользуетесь IE, можете вставить распечатку документа из браузера с помощью панели «Отправить в OneNote».

Вставлять аудио, видео, математические формулы, ссылки и многое другое

Как уже говорилось выше, одна из лучших особенностей OneNote - поддержка встраивания чего бы то ни было, что упрощает не только работу, но и поиск. Не стесняйтесь экспериментировать с поиском. Вот несколько идей, как это можно использовать:

• сканировать рукописные рецепты;
• записывать лекции и потом искать их по ключевым терминам;
• добавить скриншоты и искать в них текст;

Если вам нужно найти что-то в видео и аудио файлах, это можно найти так: Файл>Опции> Аудио и Видео

Если у вас экран с поддержкой стилуса, OneNote поможет:

• рисовать ;
• превратить ваши каракули в текст;
• писать заметки на вырезанных или отсканированных страницах;

Менять вид,чтобы удобнее было работать

В обычном режиме вы видите все ноутбуки, вкладки, разделы и страницы, но меню просмотра предлагает и другие варианты. F11 открывает полноэкранный режим, который отлично подойдет, если вы работаете с заметкой. Развернутая рабочая область поможет вам сосредоточиться на работе, не отвлекаясь на что-то другое, а режим «Закрепить на рабочем столе» отлично подойдет для одновременной работы с заметками и браузером.

Использовать шаблоны и дополнения

Шаблоны и дополнения расширяют возможности OneNote. Во вкладке«Шаблоны страниц»вы увидите, с чем можно работать уже сейчас: шаблоны для студентов, для работы и многие другие. Вы также можете загрузить красивые шаблоны с сайта Microsoft Office . В пустых шаблонах есть даже варианты для изменения размеров страницы, например, до 3×5 для картотеки или открытки. Если вы часто пользуетесь однотипными документами, можете самостоятельно настроить шаблон, который будет применяться к странице и сохранить его, чтобы экономить время.

Как и к другим офисным программам, к OneNote есть несколько приложений, например, бесплатный Onetastic, который работает с приложениями 2010 и 2013 года. С помощью этого приложения вы можете просматривать страницы OneNote в своем календаре, обрезать и поворачивать изображения в программе, создавать собственные макросы, страницы, секции и многое другое.

Есть еще одно полезное дополнение - Outline, которое пригодится для кросс платформенного использования. Оно берет заметки, сделанные в OneNote и синхронизирует их с iPad или Mac. Вы можете просматривать файлы формата OneNote на своем iPad и они будут выглядеть точно также, как на компьютере. Есть бесплатная версия этой программы и Outline+ за $14,99.

Используйте с другими программами Microsoft Office

Если вы постоянно используете программы Microsoft Office, OneNote поможет ускорить и упростить работу. В версии 2013 появилась возможность вставлять таблицы Microsoft Excel или даже создавать их. При этом таблица будет редактироваться в Excel, но все изменения будут отображаться в режиме реального времени. Можете также добавлять формы для блок-схем Visio и более простых.

Одна из самых полезных возможностей - интеграция с Outlook. Рядом с любой строкой на странице OneNote можно поставить флажок и она превратится в задачу Outlook. Также вы можете отсылать страницы с сохранением формата другим пользователям, и они смогут прочитать ваши заметки, даже если на их устройстве не установлен OneNote. Ну и наконец, вы можете перенести заметки о встречах вместе со всеми подробностями из Outlook в OneNote.

Эти советы только вскользь касаются возможностей OneNote для организации записей, и если у вас еще нет любимой программы для заметок, может, стоит попробовать её?